Organizacijos vystymo skyriaus bendrųjų reikalų specialistas

PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

BENDRŲJŲ REIKALŲ SPECIALISTUI KELIAMI SPECIALIEJI REIKALAVIMAI

1. Turėti aukštąjį arba aukštesnįjį išsilavinimą;

2. Turėti ne mažiau 3 metų dokumentų valdymo patirtį;

3. Mokėti bent vieną užsienio kalbą ne žemesniu kaip B1 lygiu;

4. Mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu;

5. Išmanyti dokumentų ir teisės aktų rengimo taisykles;

6. Gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, analizuoti ir apibendrinti informaciją, rengti išvadas;

7. Gebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo darbą.

1. Registruoja, sistemina, tvarko Agentūros gaunamus ir siunčiamus (pateikiamus) valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims dokumentus;

2. Registruoja Agentūros direktoriaus įsakymus, sutartis, kitus Agentūros direktoriaus pasirašytus dokumentus;

3. Organizuoja Agentūros dokumentų valdymą naudodamas informacinę dokumentų valdymo sistemą, atlieka Agentūros dokumentų bibliotekos ir užimtumo kalendoriaus administravimą ir priežiūrą, organizuoja jų tobulinimą;

4. Konsultuoja Agentūros darbuotojus informacinės dokumentų valdymo sistemos naudojimo ir kitais dokumentų valdymo klausimais;

5. Administruoja Agentūros elektroninio pašto dėžutę [email protected], registruoja, koordinuoja ir perduoda gaunamą informaciją Agentūros administraciniams padaliniams, esant poreikiui – rengia atsakymus į gaunamus paklausimus;

6. Rengia ir teikia Agentūros direktoriui tvirtinti Agentūros dokumentacijos planą ir kitus bylų apskaitos dokumentus;

7. Užtikrina Agentūroje saugomų dokumentų tvarkymą, apskaitą, laikymą, naudojimą ir perdavimą Lietuvos valstybės naujajam archyvui;

8. Koordinuoja Agentūros administraciniuose padaliniuose saugomų dokumentų tvarkymą, apskaitą, nustatyta tvarka jų perdavimą toliau saugoti;

9. Tvarko Agentūros įsigytų leidinių sąrašą;

10. Koordinuoja Agentūros veiklos tikslais organizuojamų konferencijų, seminarų, posėdžių, pasitarimų, darbo susitikimų ir kitų tokio pobūdžio renginių ūkinį-techninį aprūpinimą;

11. Rūpinasi Agentūros patalpų ir darbo vietų įsigijimu (nuoma), įrengimu ir priežiūra, Agentūros aprūpinimu ūkiniu-techniniu inventoriumi, materialiojo turto (išskyrus ryšių ir kompiuterinę techniką, už kurios priežiūrą atsakingi Agentūros darbuotojai) priežiūra ir racionaliu jo naudojimu;

12. Rengia ir teikia pasiūlymus Agentūros direktoriui dėl racionalaus Agentūros ūkinio-techninio inventoriaus įsigijimo ir (ar) naudojimo;

13. Inicijuoja ir dalyvauja atliekant prekių, paslaugų ir darbų, skirtų Agentūros materialiajam turtui įsigyti ir darbo organizavimui užtikrinti, viešuosius pirkimus;

14. Esant poreikiui, rengia ir (ar) keičia viešųjų pirkimų planus, nustatyta tvarka rengia ir viešina pirkimų suvestines, rengia viešųjų pirkimų dokumentus ir vykdo pirkimo procedūras, rengia ir skelbia viešųjų pirkimų skelbimus, ataskaitas;

15. Pagal priskirtą veiklos sritį dalyvauja rengiant Agentūros vidaus tvarkos taisykles, rengia Agentūros darbo tvarką reglamentuojančius teisės aktus ir kitus dokumentus dokumentų valdymo, Agentūros materialiojo turto valdymo klausimais;

16. Pagal priskirtą veiklos sritį rengia ir teikia pastabas, pasiūlymus dėl kitų institucijų, įstaigų, organizacijų pateiktų Agentūrai derinti teisės aktų projektų ir dokumentų;

17. Pagal priskirtą veiklos sritį rengia siūlymus ir informaciją talpinti Agentūros interneto ir (ar) intraneto svetainėse, taip pat dalyvauja įgyvendinant kitas Agentūros viešinimo priemones;

18. Esant poreikiui, organizuoja Agentūros darbuotojų atrankas, Agentūros darbuotojų pareigybių aprašymų rengimą ir (ar) keitimą, vykdo Agentūros darbuotojų darbo laiko apskaitą, nustatyta tvarka teikia pranešimus apie darbuotojų priėmimą, atleidimą, nedraudiminius laikotarpius, vaiko priežiūros atostogas, rengia darbuotojų atostogų grafiką ir kontroliuoja jo vykdymą, formuoja, tvarko ir nustatyta tvarka perduoda saugoti darbuotojų asmens bylas ir kitas bylas personalo valdymo klausimais, renka ir analizuoja informaciją apie Agentūros darbuotojų mokymo poreikį, dalyvauja formuojant Agentūros darbuotojų mokymo prioritetus, organizuoja Agentūros mokymo planų sudarymą, koordinuoja ir kontroliuoja mokymo planų įgyvendinimą;

19. Pagal priskirtą veiklos sritį dalyvauja rengiant ir įgyvendinant Agentūros veiklos strategiją, Agentūros veiklos planą ir veiklos ataskaitą, Agentūros veiklos komunikacijos strategiją, rengia informaciją visuotiniam dalininkų susirinkimui ir (ar) valdybai, visuomenės informavimo priemonėms;

20. Pagal priskirtą veiklos sritį dalyvauja rengiant ir įgyvendinant projektus, finansuojamus Europos Sąjungos (toliau – ES), kitos tarptautinės finansinės paramos ir (ar) valstybės biudžeto lėšomis;

21. Nustatyta tvarka atstovauja Agentūrą kitų valstybės institucijų ir organizacijų organizuojamuose pasitarimuose, konferencijose, seminaruose, atstovauja Lietuvai kitų valstybių ir tarptautinių organizacijų ir institucijų organizuojamuose pasitarimuose, ES Tarybos darbo grupių ir Europos Komisijos komitetų posėdžiuose;

22. Nustatyta tvarka bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, kitų valstybės institucijų, savivaldybių, įmonių, Lietuvos nuolatinės atstovybės ES, Europos Komisijos, kitų valstybių ir tarptautinių organizacijų atstovais;

23. Nustatyta tvarka dalyvauja ES ir Lietuvos Respublikos institucijų komitetų ir darbo grupių veikloje;

24. Teikia siūlymus dėl Skyriaus ir Agentūros veiklos gerinimo;

25. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su Skyriaus veikla susijusius Agentūros direktoriaus, Agentūros direktoriaus pavaduotojo (-ų), Agentūros patarėjo (-ų) duotus nurodymus (pavedimus).